Introducción

Guía de uso para el sistema de compras: desde generar una orden hasta pagarla y controlar el inventario.

¿Qué es Purchase App?

Es el sistema donde se gestiona todo el ciclo de una compra: generar la orden (PO), aprobarla, recibir la mercancía, pagarla y llevar el control del inventario y la auditoría de todo lo que pasó en el camino.

Iniciar sesión

Entra con el usuario y contraseña que te asignó un administrador. Si es tu primer ingreso, el sistema te pedirá cambiar la contraseña temporal por una propia.

Cómo está organizada la app

Arriba encontrarás una barra de pestañas — cada una es un módulo distinto (Generar PO, Aprobaciones, AP, etc.). Este manual sigue ese mismo orden. En la esquina superior derecha está el menú de tu cuenta (cambiar contraseña, este manual, cerrar sesión).

Inicio

Tu panel principal: accesos rápidos y resumen de lo más importante.

Widgets

Cada tarjeta ("widget") muestra un resumen distinto: accesos rápidos, cuentas por pagar próximas a vencer, alertas de inventario bajo, últimas POs, etc. Haz clic en un widget para ir directo al módulo relacionado.

Personalizar tu panel

• 🔀 Reordenar: activa el modo de arrastrar y soltar para cambiar el orden o tamaño de los widgets.
• + Agregar widget: abre el catálogo completo de widgets disponibles.
• ↺ Reset layout: regresa el panel al orden por default.

Tu acomodo se guarda automáticamente y es solo tuyo — cada usuario ve su propio panel, y se conserva aunque cambies de navegador o dispositivo.

Generar PO

Aquí se crea una orden de compra (Purchase Order) nueva.

Datos del encabezado

Tipo de PO, vendor, fecha, centro de costo, cuenta, cliente, departamento, forma y términos de pago. Después capturas los artículos: número de stock, descripción, unidad, cantidad y precio unitario.

Cálculo del total

El sistema calcula el subtotal automáticamente según los artículos capturados, y le suma impuestos (según la tasa configurada), impuestos de importación y descuentos si aplican, para llegar al total final.

¿Necesita aprobación?

Toda PO generada queda en estatus Draft y pasa por un mismo criterio:

• Si el total es menor o igual a tu límite de aprobación (configurado por un administrador, según moneda), la PO queda auto-aprobable — tú mismo la puedes aprobar desde Aprobaciones.
• Si el total excede tu límite, se envía a los usuarios que sí tienen límite suficiente para aprobarla, y se les notifica.

Guardar borrador

Si no vas a terminar de llenar el formulario en ese momento, usa Guardar borrador — se guarda tu progreso para retomarlo después (ver Borradores). Un borrador todavía NO es una orden real.

Borradores

Formularios de PO guardados a medio llenar — todavía no son órdenes reales.

El listado

Muestra todos los borradores que has guardado, con un resumen (tipo, vendor, fecha, total) y la fecha de la última actualización.

Cargar y actualizar

• Cargar borrador: rellena el formulario de Generar PO con esos datos, para que sigas capturando.
• Si guardas de nuevo después de cargar un borrador, se actualiza el mismo registro — no se crea uno duplicado.
• Cuando conviertes un borrador en una PO real (con Generar PO), el borrador se elimina solo.
• Eliminar: puedes borrar un borrador manualmente si ya no lo necesitas.

Aprobaciones

Aquí viven las órdenes de compra reales que están esperando aprobación (o que fueron rechazadas).

Filtros

• Pendientes que yo debo aprobar: solo las que están esperando tu decisión.
• Mis drafts: las POs que tú generaste y siguen en Draft.
• Todos los drafts / Rechazados.

Aprobar o rechazar

Solo ves el botón de aprobar en las órdenes donde tú eres uno de los aprobadores elegibles (según tu límite de aprobación). Al aprobar, la orden pasa a esperar la recepción de la mercancía. Al rechazar, queda marcada como Rechazada y se conserva la razón.

Recepciones

Registra la llegada de la mercancía de una PO ya aprobada.

Cómo registrar una recepción

Por cada artículo de la orden, capturas cuánto llegó (y cuánto llegó dañado, si aplica). Puedes recibir todo de una vez o por partes — el sistema siempre sabe cuánto queda pendiente.

Generación automática de la cuenta por pagar

En cuanto una PO queda completamente recibida, el sistema crea automáticamente la cuenta por pagar en Accounts Payable — no hace falta capturarla a mano.

Inventario

Control de existencias: balances, movimientos y conteos físicos.

Balances

Para cada artículo puedes ver cuánto hay en existencia, cuánto ha entrado, cuánto ha salido y cuánto está comprometido (reservado en órdenes abiertas).

Tipos de movimiento

Conteos físicos

Puedes subir el PDF de un conteo real hecho en almacén, para comparar contra lo que dice el sistema.

Reversar un movimiento

Si un movimiento se capturó por error, se puede reversar indicando la razón (algunos casos piden una segunda autorización de finanzas).

Accounts Payable (AP)

Control de las cuentas por pagar: facturas, saldos y pagos.

Ciclo de vida

Pending sin pagos registrados → Partial con un pago parcial → Paid saldada por completo.

Registrar un pago

Captura monto, fecha, forma de pago y referencia.

Factura y adjuntos

Puedes subir la factura (PDF y/o XML) directamente a la cuenta por pagar.

Corregir un pago

Si un pago se registró por error, se puede eliminar — el saldo pendiente se vuelve a calcular automáticamente.

Recibos $

Comprobantes de pagos en efectivo (o similares) entregados a alguien.

Borrador vs confirmado

Puedes generar un recibo en borrador y confirmarlo después, momento en el que se genera el PDF final del comprobante.

Vínculo con AP

Si el recibo está ligado a una orden de compra, puede generar o completar automáticamente la cuenta por pagar correspondiente.

Cancelar un recibo

Un recibo se puede cancelar — queda marcado como cancelado, pero no se borra del historial.

Tracking

Buscador para ver el historial completo de una orden de compra en un solo lugar.

Cómo buscar

Escribe el número de PO o el vendor, y afina el resultado con los filtros de tipo de orden, rango de fechas y quién la registró.

Qué muestra el detalle

Al expandir una orden ves su línea de tiempo completa (creación, aprobación, recepciones, pagos, cierre), los artículos, los pagos registrados, los adjuntos, los recibos $ asociados y los movimientos de inventario relacionados.

Auditoría

Bitácora de todo lo que ha pasado en el sistema.

Qué queda registrado

Quién hizo qué y cuándo: creación de órdenes, aprobaciones y rechazos, pagos, cambios en catálogos, inicios de sesión, entre otros.

Cómo consultarlo

Puedes filtrar por módulo, usuario, acción o la entidad afectada (por ejemplo, un número de PO específico).

Catálogos

Los datos maestros que usa el resto de la app.

Qué se administra

Vendors, productos, departamentos, cuentas, clientes, tipos de PO, formas de pago y unidades de medida.

Quién puede editar

Cualquier usuario puede consultar los catálogos; editarlos requiere el permiso correspondiente (normalmente reservado a administradores).

Configuración

Datos de la empresa, tu perfil y — para administradores — usuarios y reglas de aprobación.

Datos de la empresa

Nombre, dirección, RFC y datos que aparecen en los PDFs generados por el sistema.

Tu perfil

Puedes actualizar tu nombre y correo, y cambiar tu contraseña.

Usuarios y límites de aprobación

Solo administradores: crear usuarios, asignarles un rol, y definir hasta qué monto puede aprobar cada quien, por moneda.

Reglas de aprobación

Solo administradores: configuran cuándo una orden requiere aprobación adicional.

Roles y permisos

Qué puede hacer cada tipo de usuario.

Tabla resumen